신종 코로나바이러스 감염증으로 촉발된 재택근무가 대대적으로 확산되고 있습니다. 특히 이제는 업무 외에도 어떤 일이든 다 비대면 업무를 기본으로 하면서 다시 한번 협업 도구의 중요성이 다시 부각되고 있습니다. 물론 코로나 이전에도 프로젝트 관리, 업무 관리의 효율성을 위해 협업 툴을 사용하는 회사는 상당히 많았습니다. 그 중에서도 회사의 규모가 조금 큰 편이거나 혹은 업무 특성상 프로젝트 관리를 자주 해야 하는 곳일수록 사용 비중이 더 높습니다.
그런데 말이죠. 포스트 코로나 시대에 들어서도 협업 도구의 중요성은 더욱 커질 것입니다. 비대면, 원격근무를 기본으로 하는 기업이 크게 증가했기 때문입니다. 그런 경향에 맞춰서 정리를 해봤습니다. 인지도가 높은 4가지 협업 도구를 사용해 본 소감과 간단한 비교입니다. 플로(flow)
오늘 소개해드릴 4가지 협업 툴 중 유일한 국내 기업 플랫폼입니다. 그만큼 국내 기업의 정서와 문화에 대한 이해가 바탕에 깔려 있으며 클라우드 서비스뿐만 아니라 구축형 서비스도 제공하고 있으며, 현재 다수의 중견기업과 대기업에서 사용 중입니다. 플로우는 올인원의 콜라보레이션 툴입니다. 프로젝트 관리를 위한 생성과 업무 관리, 파일 공유와 업무용 메신저, 화상회의(ZOOM 연동) 등 주요 기능을 통해 각 부서 간 팀원 간 유기적인 소통을 돕습니다. 필자의 사용 경험상 플로우 하나만으로도 사내 모든 업무를 처리할 수 있을 것으로 사료됩니다. 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)
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윈도우와 오피스 프로그램으로 매우 유명한 글로벌 기업 마이크로소프트의 협업 툴입니다. Office 365를 사용하면 무료 사용을 지원하며 EXCEL, PPT, WORD 등 오피스 파일을 공동 편집할 수 있다는 강점을 가지고 있습니다.
채팅이나 화상회의 기능도 지원하고, 화상이나 음성회의를 진행하면서 화이트보드 칠판도 실현할 수 있습니다. 이처럼 비대면 방식의 협업을 대체할 수 있는 원격 기능이 다양해 국내 교육기관뿐만 아니라 많은 기업들이 사용하고 있습니다. 특히 원드라이브를 통한 1TB 대용량 클라우드를 제공하는 점도 인상적입니다. 트렐로(Trello)
프로젝트 관리형 협업 툴입니다. 칸반 형식으로 프로젝트 관리를 할 수 있는 인터페이스를 제공하여 상당히 직관적인 특성이 있습니다. 그래서 사용법을 조금만 외우면 누구나 쉽게 이용할 수 있는 편입니다.
전반적인 기능 자체가 심플하기 때문에 다소 복잡한 프로젝트 관리와 업무 관리에는 부족한 면이 있습니다. 또 팀원 간 실시간으로 업무 내용에 대한 대화를 나누기 어렵다는 한계도 있습니다. 지라(Jira)
지라는 애자일 방식의 개발 프로젝트에 특화된 도구입니다. 캔밴과 스크럼보드 형식으로 프로젝트 이슈를 건트차트와 로드맵으로 진행 상황을 시각화하여 쉽게 파악할 수 있습니다.
특정 이슈와 버그를 추적하고 관리하는 측면에서도 기능적 강점이 있습니다. 기능이 복잡해서 사용방법이 어려운 편입니다. 특히 애자일 방식을 쓰는 경우라면 효율이 높겠지만, 그 외의 방식이라면 도입 자체가 쉽지 않은 편입니다. 기능이 복잡해서 사용방법이 어려운 편입니다. 특히 애자일 방식을 쓰는 경우라면 효율이 높겠지만, 그 외의 방식이라면 도입 자체가 쉽지 않은 편입니다. 그래도 트렐로, 구글 드라이브, 슬랙 등 외부 툴과의 연동이 자유로워 기업과 팀의 성향에 맞게 커스터마이징이 가능합니다.
플로우(flow)
이렇게 네 가지 협업 도구를 간단히 비교해 봤습니다. 결론적으로 필자는 ‘플로’를 추천하고 싶습니다. 전반적인 기능이 국내 기업 정서에 가장 잘 맞고 프로젝트 관리와 업무용 메신저 편의성이 우수합니다. 또한 클라우드 서비스, 구축형 서비스 모두에서 보안 기능까지 모두 사용할 수 있는 올인원 협업 도구가 아닐까 생각합니다. 그래서 필자가 사용하고 있는 플로우의 주요 기능이나 리뷰에 대해서도 알아보겠습니다. 플로우 리뷰
플로는 웹과 앱 사용을 모두 지원합니다. Windows와 Mac OS 모두 지원하며 모바일도 Google Play 스토어, Apple App Store 모두에 사용할 수 있습니다.
가장 기본적인 사용법은 ‘프로젝트 단위로’ 움직입니다. 그래서 전용 앱을 실행하면 메인 화면에서 프로젝트를 바로 볼 수 있고, 그 프로젝트에 대한 구체적인 내용은 참가자 전원에게 공유됩니다.
우측 상단의 ‘초대하기’ 버튼으로 프로젝트에 참여할 참가자를 초대할 수 있습니다. 이렇게 프로젝트 단위로 업무를 관리하기 때문에 같은 팀원뿐만 아니라 사내 다른 팀의 임직원과 외부인까지 초대할 수 있습니다.
최근의 콜라보레이션 경향은 다양성입니다. 같은 팀은 기본이고 언제든 필요에 따라 외부 확장을 쉽게 할 수 있어야 하는데 그런 추세에 딱 맞는 사용성을 제공합니다.각 프로젝트별로 글과 업무, 일정, 해야 할 일을 등록하여 체계적인 프로젝트 관리를 할 수 있습니다.각각의 프로젝트에는 상세한 하위 업무까지 구체적으로 설정할 수 있습니다.플로우 자체의 메신저도 지원합니다. 언제 어디서나 실시간으로 업무에 필요한 채팅을 할 수 있습니다. 화상회의는 줌을 연동하는 방식으로 위화감이 적어 누구나 쉽게 활용하기 좋습니다. 또한 필자가 표기한 좌측의 ‘5’<-숫자에서 알 수 있듯이 전달한 내용을 팀원이 확인했는지 여부를 체크할 수도 있습니다. 업무지시가 제대로 전달되고 있는지를 명쾌하게 확인할 수 있기 때문에 이런 기능들은 정말 오프라인보다 협업툴이 훨씬 생산적이고 편한 것 같습니다.플로우 자체의 메신저도 지원합니다. 언제 어디서나 실시간으로 업무에 필요한 채팅을 할 수 있습니다. 화상회의는 줌을 연동하는 방식으로 위화감이 적어 누구나 쉽게 활용하기 좋습니다. 또한 필자가 표기한 좌측의 ‘5’<-숫자에서 알 수 있듯이 전달한 내용을 팀원이 확인했는지 여부를 체크할 수도 있습니다. 업무지시가 제대로 전달되고 있는지를 명쾌하게 확인할 수 있기 때문에 이런 기능들은 정말 오프라인보다 협업툴이 훨씬 생산적이고 편한 것 같습니다.달력과 갠트 차트도 제공합니다. 업무의 시작 시점과 종료 시점을 시각적으로 파악할 수 있으며, 모든 일정은 ‘전체/프로젝트’와 같이 구분하여 파악할 수도 있습니다.유기적인 협업에 있어서 파일 공유는 정말 중요한데요. 쉽고 직관적으로 파일 공유가 가능하며 분실이나 유출에 대한 보안 문제까지도 철저히 대응하고 있음을 알 수 있습니다.파일 관리는 전체 업무 파일, 그리고 각 프로젝트별 파일을 구분해서 볼 수 있기 때문에 더 효율적으로 느껴질 수도 있습니다.모든 알림은 플로 메인화면에서 확인할 수 있으며, 프로젝트가 아닌 플로에 참여하는 참가자 전원의 연락처 확인과 개별 채팅까지 제공합니다.이렇게 봐왔던 플로우의 유용한 기능들은 모두 스마트폰과 태블릿에서도 지원합니다. 언제 어디서 근무하든 똑같이 지속적으로 이어지는 연속성을 경험할 수 있습니다.마지막으로 협업툴플로우는 고객사 내부에 DB를 구성하는 구축형 서비스도 실시하고 있습니다. 국내 중견기업 및 대기업에 ‘최다 협업툴 구축형 사례’까지 보유하고 있는 만큼 충분히 신뢰하며 써볼 수 있습니다.국내 최초로 ‘협업툴 팝업스토어’까지 오픈했습니다. 최근 3월 강남점 팝업스토어를 오픈할 예정이며, 전문 컨설턴트와 1:1 컨설팅을 사전 예약까지 할 수 있으니 협업 툴 도입을 해야 하거나 기존 사용 방식에서 대대적인 변화가 필요한 기업이라면 꼭 자세히 확인해 보시기 바랍니다. – 컨설턴트 1:1 컨설팅 사전예약 -국내 최초로 ‘협업툴 팝업스토어’까지 오픈했습니다. 최근 3월 강남점 팝업스토어를 오픈할 예정이며, 전문 컨설턴트와 1:1 컨설팅을 사전 예약까지 할 수 있으니 협업 툴 도입을 해야 하거나 기존 사용 방식에서 대대적인 변화가 필요한 기업이라면 꼭 자세히 확인해 보시기 바랍니다. – 컨설턴트 1:1 컨설팅 사전예약 -국내 최초로 ‘협업툴 팝업스토어’까지 오픈했습니다. 최근 3월 강남점 팝업스토어를 오픈할 예정이며, 전문 컨설턴트와 1:1 컨설팅을 사전 예약까지 할 수 있으니 협업 툴 도입을 해야 하거나 기존 사용 방식에서 대대적인 변화가 필요한 기업이라면 꼭 자세히 확인해 보시기 바랍니다. – 컨설턴트 1:1 컨설팅 사전예약 –